Praxisbeispiel: Schlankes QM‑Handbuch für KMU

Ein schlankes QM‑Handbuch umfasst alle wesentlichen Elemente eines Qualitätsmanagementsystems, ohne mit überflüssiger Dokumentation zu überladen. Es dient als zentrale Orientierung für Mitarbeitende und Auditoren und lässt sich in einem schmalen Heft unterbringen.

Aufbau und Inhalte

• Deckblatt
  • Unternehmensname, Logo
  • Titel: „QM‑Handbuch“
  • Version und Datum
  • Verantwortlicher QM‑Beauftragter
• Inhaltsverzeichnis
  1. Kontext und Geltungsbereich
  2. Qualitätspolitik
  3. Prozessübersicht
  4. Kernprozesse
  5. Verantwortlichkeiten
  6. Dokumentenlenkung
  7. Kontinuierliche Verbesserung
• 1. Kontext und Geltungsbereich
  • Kurzbeschreibung: Branche, Hauptprodukte/Dienstleistungen
  • Anwendungsbereich: Gilt für alle Standorte / Abteilungen X, Y, Z ...
• 2. Qualitätspolitik
  • Verpflichtung zur Qualität und Weiterentwicklung
• 3. Prozessübersicht
  • Grafische Prozesslandkarte 
• 4. Kernprozesse
  • Prozessbeschreibungen
  • Verantwortlichkeiten
• 6. Dokumentenlenkung
  • Bezeichnung, Versionierung, Datierung, Autorenschaft
  • Ablage und Wiederauffindbarkeit
  • Archivierung 
• 7. Kontinuierliche Verbesserung
  • PDCA‑Zyklus beschrieben in Kurzfassung
  • Interne Audits und Management‑Review: Zyklus
  • Verbesserungsmaßnahmen 

Beispiel‑Layout (Textauszug)

Qualitätspolitik
Wir stellen die Zufriedenheit unserer Kunden an erste Stelle. Durch klare Prozessbeschreibungen, regelmäßige Kontrollen und offene Kommunikation im Team sorgen wir für fehlerfreie Leistungen und nachhaltige Verbesserungen.

Prozessübersicht

1. Angebot & Auftrag → 2. Produktion → 3. Auslieferung & Reklamation

Verantwortlichkeiten
– QM‑Beauftragter: Überwacht die Einhaltung des QM‑Systems
– Produktionsleiter: Verantwortlich für Prozessziele in der Fertigung
– Kundendienst: Erstkontakt bei Reklamationen