Überblick:
QM-Berater zur Zertifizierung nach DIN ISO 9001:2015
Zertifizierungsvorbereitung:
Beratung zur Einführung der DIN ISO 9001
Mit fundiertem Know-how und bestem Service unterstützen und begleiten wir Sie bei Einführung Ihres QM-Systems nach DIN ISO 9001. In der Zertifizierungsvorbereitung übernehmen wir für Sie die komplette Projektumsetzung und entlasten Sie vom entsprechenden Aufwand: Wir schreiben für Sie ihr Qualitätsmanagementhandbuch, dokumentieren Ihre Prozesse und unterstützen Sie bei allen anderen Schritten zum Aufbau und zur Weiterentwicklung Ihres Qualitätsmanagements nach DIN ISO 9001:2015. Die ISO 9001 Normensprache übersetzen wir für Sie, und Sie profitieren von unserer langjährigen Erfahrung: Wir lassen Sie nicht allein!
In drei Schritten zur Zertifizierung
Im ersten Schritt erfassen wir zusammen mit Ihren Beschäfftigten wir Ihre Abläufe und Geschäftsprozesse und fassen sie in einer normengerechten QM-Dokumentation zusammen. Auf diese Weise entsteht ein speziell auf Ihren Betrieb abgestimmtes Qualitätsinstrument, dass Ihren Beschäftigten die Arbeit erleichtert und zugleich voll der ISO 9001 entspricht.
Im zweiten Schritt führen wir in Ihren Unternehmen interne Audits durch. Damit prüfen wir, ob das dakumentierte QM-System in der Praxis in der Tat auch gelebt wird. Zugleich überprüfen wir hiermit, ob die erstellten Prozessdokumentationen korrekt sind oder ob es ggf. noch Anpassungsbedarf gibt. Wichtig ist hierbei, dass sich nicht die Abläufe an die QM-Dokumentation anzupassen haben, sondern umgekehrt die QM-Dokumentation an die gelebten Arbeitsabläufe. Die Ergebnisse Interner Audits fassen wir in einem Auditbericht zusammen, welcher die Maßnahmen auflistet, welche umzusetzen sind, um das Zertifizierungsaudit zu bestehen. Dies macht Ihr Unternehmen bereit für die ISO 9001 Zertifizierung.
Im dritten Schritt unterstützen wir Sie im gesamten Verfahren der Zertifizierung: von der Auswahl eines Zertifizierers bis hin zur Begleitung im Zertifizierungsaudit. Auf diesem Weg erreichen Sie sicher die Zertifizierung.
Dauer bis zu Zertifizierung
Der Aufbau eine QM Systems nach ISO 9001 dauert i.d.R. 3-6 Monate, u.U. ist die Umsetzung auch schneller möglich. Die Dauer hängt von verschiedenen Faktoren ab: vom in der Organisation vorhandenen Kenntnisstand über ISO 9000 QM-Systeme, von der Komplexität der Arbeitsabläufe, vom Dokumentationsumfang sowie von der Beschäftigten-Anzahl.
Kosten
Die Kosten der Zertifizierungsvorbereitung richten sich nach Faktoren wie der Anzahl der Standorte, der Anzahl der Beschäftigten oder nach einer ggf. vorzunehmende Einbeziehung von Entwicklung oder Prüfmitteln etc. Wir berechnen nach geleistetem Aufwand oder auf Wunsch auch mit einem Festpreis.
Lassen Sie sich gerne von uns ein unverbindliches Angebot erstellen!
FAQ zur Vorbereitung auf die Zertifizierung nach DIN ISO 9001
1. Was bedeutet „Zertifizierungsvorbereitung“ bei ISO 9001 konkret?
Unter Zertifizierungsvorbereitung versteht man den Prozess, in dem ein Unternehmen gemeinsam mit einem Berater ein wirksames Qualitätsmanagementsystem (QMS) aufbaut, das alle Anforderungen der ISO 9001 erfüllt. Dabei werden Prozesse analysiert, dokumentiert, Verantwortlichkeiten definiert und ein Audit-fähiges System geschaffen, das später externe Zertifizierer bestehen kann.
2. Warum ist eine externe Beratung bei der Einführung der ISO 9001 sinnvoll?
Unsere Berater bringen Erfahrung, bewährte Methoden und einen objektiven Blick. Er hilft dabei, typische Fallen zu vermeiden, das System effizient aufzubauen, Risiken früh zu identifizieren und die vielen Anforderungen der Norm so zu strukturieren, dass sie sinnvoll in Ihre Organisation passen.
3. Welche Schritte umfasst die Vorbereitung auf eine ISO 9001-Zertifizierung?
Typischerweise beginnt man mit einer Ist-Analyse, gefolgt von der Definition des Geltungsbereichs, der Qualitätspolitik und der Qualitätsziele. Dann werden Prozesse beschrieben, Risiken analysiert, Dokumentationen erstellt, interne Audits geplant und Schulungen durchgeführt, bevor das System schließlich mit einem externen Zertifizierungsaudit abgeschlossen wird.
4. Was ist der Geltungsbereich („Scope“) und wie wähle ich den richtigen für mein QMS?
Der Geltungsbereich ist ein Absatz auf dem Zertifikat, der beschreibt, worauf sich Ihr QMS bezieht und wofür Sie nach ISO 9001 zertifiziert sind. Dieser Absatz sollte alle Kernprozesse nennen, die für Ihre Unternehmensleistung wichtig sind, gleichzeitig aber realistisch handhabbar bleiben. Unserer Berater helfen Ihnen dabei, Ihren Scope zu definieren. Dazu analysieren wir mit Ihnen gemeinsam, welche Abteilungen, Prozesse oder Standorte einzubeziehen sind, um sowohl die Normanforderungen als auch die tatsächliche Abläufe in Ihrem Haus abzubilden.
5. Wie kann ich meine Beschäftigten in die Einführung des QMS aktiv einbinden?
Beteiligung ist zentral: Schulungen, Workshops, Prozessdefinitionen in Teams und Feedbackrunden helfen, das System verständlich zu machen und Akzeptanz aufzubauen. Wenn Ihre Mitarbeiter wissen, dass das QMS ihnen nicht nur Arbeit bringt, sondern tatsächlich die Qualität ihrer Arbeit unterstützt, steigt die Bereitschaft zur Mitwirkung stark.
6. Welche Dokumente brauche ich für ein QM-System nach ISO 9001?
Sie benötigen ein QM-Handbuch oder Leitdokument, Prozessbeschreibungen, Verfahrensanweisungen, Arbeitsanleitungen, Formulare, Protokolle und Aufzeichnungen wie Auditberichte oder Maßnahmenprotokolle. Daneben sind Aufzeichnungen zu den Managementsubsystemen wie etwa dem Qualifizierungsmanagement oder der Überwachung von Messmitteln erforderlich. Ihr Berater unterstützt Sie bei der Auswahl und beim Aufbau einer sinnvollen Dokumentenstruktur.
7. Wie gehe ich bei der Risiko- und Chancenbewertung vor?
Die ISO 9001 verlangt ein systematisches Denken in Risiken und Chancen. Im Rahmen der Beratung führen Sie gemeinsam mit dem Berater eine Risikoanalyse durch, identifizieren kritische Punkte in Ihren Prozessen, bewerten Wahrscheinlichkeiten und Auswirkungen und leiten Maßnahmen ab, damit Ihr QMS robust und zukunftsfähig wird.
8. Wie etabliere ich interne Audits während der Vorbereitung?
Durch interne Audits wird sichtbar, ob das QMS in der Praxis funktioniert und wo noch nachgebessert werden muss – bevor der externe Auditor kommt. Es handelt sich dabei um einen zentralen Baustein der ISO 9001. Für seine Umsetzung ist ein Auditprogramme zu planen, Audit-Checklisten zu führen und die Ergebnisse sind in einem Auditbericht zu dokumentieren. Die Umsetzung ist durch geschulte Auditoren vorzunehmen, hierbei kann es sich um geschultes internes Personal handeln, oder unsere Spezialisten erledigen Ihr internes Audit für Sie.
9. Welche Rolle spielt das Management-Review bei der Zertifizierungsvorbereitung?
Das Management-Review ist ein strategisches Meeting, bei dem Führungskräfte das QMS bewerten: Ziele, Audit-Ergebnisse, Risiken, Verbesserungsmaßnahmen. Dieses Review zeigt, dass die Führung das System ernst nimmt, und dient als Grundlage, um Qualitätspolitik und Ziele regelmäßig anzupassen.
10. Wie bereite ich mich auf das externe Zertifizierungsaudit vor?
Sie simulieren das Audit durch Probe-Audits, bereiten Ihre Beschäftigten vor, dokumentieren alle Prozessnachweise und schließen festgestellte Lücken. Ihr Berater begleitet Sie Schritt für Schritt und sorgt dafür, dass Sie auditfest aufgestellt sind, damit das Zertifizierungsaudit erfolgreich verläuft.
11. Wie lange dauert die Vorbereitung bis zur ISO 9001-Zertifizierung typischerweise?
Die Dauer hängt stark von Ihrem Ausgangszustand ab: Wenn Prozesse bereits gut strukturiert sind, kann die Vorbereitung wenige Wochen oder Monate dauern, andernfalls kann es länger dauern, um Dokumentationen und Auditprogramme aufzubauen. Mit einem erfahrenen Berater lässt sich der Zeitplan realistisch planen und effizient umsetzen.
12. Welche Kosten entstehen bei der Beratung zur Einführung und Zertifizierung nach ISO 9001?
Die Kosten setzen sich zusammen aus Beratungsstunden, internen Ressourcen, Schulungen, Dokumentationsaufwand, eventuell notwendiger Software und dem externen Zertifizierungsaudit. Unser Berater hilft Ihnen, ein realistisches Budget zu planen und unnötige Ausgaben zu vermeiden, indem er praxisorientierte Lösungen vorschlägt.
13. Welche häufigen Fehler sollten bei der Einführung eines QMS vermieden werden?
Typische Fehler sind eine zu starke Bürokratisierung, fehlende Einbindung der Beschäftigten, unklare Prozessdefinitionen, unvollständige Risikoanalysen, vernachlässigte interne Audits oder falsche Zielsetzung. Durch Erfahrung und strukturierte Vorgehensweise vermeidet ein Berater diese Fallstricke und sorgt für einen reibungslosen Aufbau.
14. Ist eine ISO 9001-Zertifizierung bei kleinen Unternehmen überhaupt sinnvoll?
Ja, auch kleine Betriebe profitieren sehr von ISO 9001. Ein standardisiertes QMS hilft, Prozesse effizienter zu gestalten, Fehler zu reduzieren und das Vertrauen von Kunden zu stärken. Unser Berater entwickelt ein für Ihr Haus maßgeschneidertes System, das den Aufwand auf ein realistisches Maß begrenzt.
15. Wie stelle ich sicher, dass mein QMS nach der Zertifizierung lebendig bleibt?
Durch regelmäßige interne Audits, Management-Reviews, kontinuierliche Schulung, Maßnahmenverfolgung und die Einbindung der Beschäftigten über einen KVP (kontinuierlicher Verbesserungsprozess) bleibt das System aktiv und wirksam. Ein Berater kann Sie auch nach der Zertifizierung unterstützen und begleiten.
16. Welche Kennzahlen (KPIs) sind wichtig zur Steuerung eines neu eingeführten QMS?
Sinnvolle KPIs sind z. B. Anzahl und Schwere von Nichtkonformitäten, Audit-Ergebnisse, Bearbeitungszeit von Prozessen, Kundenzufriedenheit, Prozessfähigkeitskennzahlen, Risikomaßnahmen-Umsetzung oder die Wirksamkeit von Verbesserungsmaßnahmen.
17. Kann man das QMS stufenweise einführen?
Ja, ein schrittweiser Ansatz ist oft sehr sinnvoll: Sie beginnen mit den zentralen Prozessen, führen interne Audits ein, erweitern dann den Geltungsbereich und bauen systematisch Dokumentation und Nachweise auf. So bleibt das Projekt überschaubar, und Sie minimieren Risiken beim Aufbau.
18. Welche Schulungsmaßnahmen sind im Rahmen der Vorbereitung notwendig?
Schulungen für Führungskräfte, Prozessverantwortliche, Auditoren und Beschäftigte sind zentral: Sie vermitteln Normwissen, Prozessverständnis, Auditkompetenz und Methoden zur Risikoanalyse. Ihr Berater kann diese Schulungen planen, durchführen oder begleiten, damit das gesamte Team gut vorbereitet ist.
19. Wie gehe ich mit Widerstand gegen das neue Qualitätsmanagementsystem um?
Widerstände lassen sich durch transparente Kommunikation, Einbindung der Beschäftigten, Schulungen, Feedback-Runden und die Darstellung konkreter Vorteile abbauen. Wenn die Mitarbeitenden den Nutzen für ihre tägliche Arbeit erkennen – etwa weniger Fehler, klarere Prozesse, weniger Doppelarbeit – steigt die Akzeptanz.
20. Was unterscheidet eine reine Dokumentationseinführung von einer echten, lebendigen ISO 9001-Implementierung?
Bei einer reinen Dokumentation wird das QMS nur „auf dem Papier“ eingeführt, ohne dass Prozesse tatsächlich verändert werden. Eine echte Implementierung bedeutet, dass Prozesse gelebt, geprüft, verbessert und in den Alltag integriert werden. Unsere praxisnahe Beratung zielt genau auf diesen praktischen, lebendigen Ansatz ab, damit das System nachhaltig wirksam ist.