Überblick:
Beratung zum digitalen Qualitätsmanagementhandbuch nach ISO 9001:2015 – integriert in Ihr Intranet
Digitale QM-Dokumentation und modernes Intranet in einer Lösung
Ein ISO 9001-konformes Qualitätsmanagementhandbuch ist das Herzstück eines wirksamen QM-Systems. Doch in der Praxis scheitern viele Unternehmen an veralteten, unübersichtlichen oder schwer zugänglichen Dokumentationen. Besser ist hier die Integration in ein Intranet. Wir bieten Ihnen die Integration Ihres Qualitätsmanagements nach ISO 9001:2015 in Ihr Intranet. SIe haben noch kein Intranet? Kein Problem - wir unterstützen Sie bei der Implementierung auf Ihrem Server oder in Ihrer IT-Landschaft. Auf diese Weise vereinen Sie Ihr QM-Handbuch und Ihr Prozessmanagement mit Ihrem Wissensmanagement in einer zentralen und internen digitalen Plattform.
Ihr Nutzen: Qualitätsmanagement trifft modernes Intranet
- Alles an einem Ort – Ihr QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Arbeitsanweisungen und Formulare sind im Intranet zentral hinterlegt.
- Immer aktuell & normkonform – Versionsverwaltung, Dokumentenlenkung und Freigabeprozesse sichern die ISO-9001-Konformität.
- Einheitlicher Wissenszugang – Mitarbeitende finden Richtlinien, Checklisten und Prozessbeschreibungen mit wenigen Klicks.
- Kommunikation & Zusammenarbeit – Ergänzen Sie Ihr QM-System um News, Teamseiten, Diskussionsforen und digitale Formulare.
- Schneller Audit-Nachweis – Auditoren erhalten strukturierte Nachweise zu allen qualitätsrelevanten Dokumenten – digital und aktuell.
Ihr digitales QM-Handbuch in Ihrem Intranet: Unsere Leistungen für Sie
Wir prüfen Ihre bestehenden QM-Dokumente und Prozesse und entwickeln eine ISO-konforme Struktur für das Intranet. Basierend auf ihrer Intranet-Plattform implementieren wir Ihre digitale Umgebung inklusive der Benutzer- und Rechteverwaltung. Wenn Sie noch kein Intranet haben unterstützen wir Sie bei der Implementierung. Wir digitalisieren Ihr QM-Handbuch, binden Prozessgrafiken, Arbeitsanweisungen und Formulare ein und sorgen für klare, intuitive Navigation. Durch automatisierte Freigabe-, Prüf- und Änderungsprozesse bleibt Ihr Handbuch stets aktuell – revisionssicher und auditfähig. Ihre QM-Beauftragten und Mitarbeitenden schulen wir im Umgang mit der neuen Lösung, um eine aktive Nutzung im Alltag zu fördern.
Warum mit uns?
Wir verfügen über umfangreiche Erfahrung aus zahlreichen ISO 9001-Einführungen im Mittelstand in Kombination mit modernen Intranetlösungen. Technisches und normenbezogene Know-how zeichnet uns aus - von der Prozessanalyse bis zur Systemintegration. Wir liefern Ihnen eine zukunftssichere, modulare und erweiterbare Architektur.
Ihr Vorteil: Ein System für Qualität, Wissen und Kommunikation
Mit der Kombination aus Intranet und digitalem QM-Handbuch schaffen Sie eine nachhaltige Plattform für Ihr gesamtes Qualitätsmanagement.
So verbinden Sie ISO 9001-konformes Arbeiten mit effizienter Zusammenarbeit, Transparenz und einer lebendigen Unternehmenskultur.
FAQ – Digitales Qualitätsmanagementhandbuch nach ISO 9001:2015
1. Welche konkreten Vorteile bringt ein digitales QM-Handbuch im Vergleich zu einem klassischen Papierhandbuch?
Ein digitales QM-Handbuch im eigenen Intranet bietet vor allem bessere Verfügbarkeit und Aktualität. Beschäftigte greifen jederzeit auf geprüfte und gültige Inhalte zu. Die Gefahr veralteter Papierunterlagen entfällt, da alle Änderungen zentral gepflegt werden. Durch integrierte Verlinkungen und Suchfunktionen finden Nutzer Informationen schneller. Die Dokumentenverteilung erfolgt automatisch, was Verwaltungsaufwände reduziert und die Übersichtlichkeit erhöht.
2. Wie lässt sich ein digitales QM-Handbuch nahtlos in das bestehende Intranet integrieren?
Die Integration erfolgt über das eigene im Haus implementerte Intranet - Ihr Berater unterstützt Sie gerne bei der Software-Auswahl und bei der Integration. Zunächst wird die Struktur des QM-Handbuchs definiert. Anschließend werden die Inhalte übertragen und Berechtigungen vergeben. Über Rollen, Gruppen und Workflows entsteht eine übersichtliche, zentral nutzbare Lösung, die zu den organisatorischen Abläufen passt.
3. Welche technischen Voraussetzungen sind notwendig?
Es wird ein Intranet oder Content-Management-System benötigt, das Versionierung, Metadaten, Rechteverwaltung und Freigabeprozesse unterstützt. Zusätzlich müssen Backupkonzepte, sichere Zugriffskontrollen und klar definierte Zuständigkeiten für Dokumentenpflege vorhanden sein. Systeme wie SharePoint bringen diese Funktionen bereits mit. Ihr Berater unterstützt Sie bei der Integration.
4. Wie wird die Dokumentenlenkung im digitalen Handbuch automatisiert oder vereinfacht?
Freigabe-Workflows, automatische Benachrichtigungen und klare Metadatenstrukturen sorgen dafür, dass Dokumente kontrolliert erstellt, geprüft, genehmigt und veröffentlicht werden. Alte Versionen werden archiviert, neue freigegeben und zentral zur Verfügung gestellt. Änderungen werden automatisch protokolliert und bleiben nachvollziehbar.
5. Welche Rollen- und Rechtekonzepte lassen sich abbilden?
Es können detaillierte Berechtigungen vergeben werden. Prozessverantwortliche bearbeiten ihre Inhalte, Qualitätsverantwortliche prüfen und genehmigen. Beschäftigte erhalten Lesezugriff. Externe Auditoren können Gastzugänge für bestimmte Inhalte erhalten. Rollen lassen sich flexibel konfigurieren und an Organisationsstrukturen anpassen.
6. Wie können Beschäftigte Änderungen im Handbuch nachvollziehen?
Versionierung und Änderungsprotokolle dokumentieren die gesamte Historie eines Dokuments. Beschäftigte können sehen, was geändert wurde, wer es getan hat und wann die Änderung erfolgte. Frühere Versionen bleiben einsehbar, was Transparenz und Auditfähigkeit erhöht.
7. Welche Tools oder Plattformen eignen sich besonders?
Interne Lösungen, die durchaus auf kostenloser Open Souce-Software basieren können und die die Datenhoheit und vollständige Autonomie und Unabhängigkeit von den Techgiganten und Hyperscalern garantieren, sind besonders geeignet für das interne Hosting digitaler QM-Handbücher. Sie bieten integrierte Versionierung, Workflows, Metadaten und flexible Strukturen.
8. Wie wird die ISO-9001-Konformität sichergestellt?
Die ISO 9001 fordert klar gelenkte dokumentierte Informationen. Ein digitales Handbuch erfüllt diese Anforderung, wenn Versionierung, Freigabeprozesse, Zugriffsrechte und Änderungsnachweise sauber umgesetzt sind. Die Norm verlangt keine Papierform. Entscheidend ist die kontrollierte Verfügbarkeit und Nachvollziehbarkeit.
9. Wie werden Prozessdarstellungen, Flussdiagramme und Formulare integriert?
Prozesslandkarten, Grafiken und Formulare können direkt eingebettet und miteinander verlinkt werden. Beschäftigte öffnen von einer Prozessgrafik aus die passende Verfahrensanweisung oder ein Formular. So entsteht ein vernetztes und intuitives System, in dem Inhalte logisch zusammengeführt sind.
10. Wie wird der Schulungs- und Einweisungsprozess digital unterstützt?
Das Intranet kann Lesebestätigungen, E-Learning-Module oder Schulungsnachweise speichern. Beschäftigte dokumentieren direkt online, dass sie Inhalte gelesen und verstanden haben. Diese Nachweise bleiben für Audits nachvollziehbar und können automatisiert zugeordnet werden.
11. Wie wird die Aktualität gewährleistet?
Prozessverantwortliche prüfen regelmäßig ihre Dokumente. Erinnerungen und Workflow-Funktionen unterstützen die fristgerechte Überarbeitung. Qualitätsverantwortliche genehmigen Änderungen, bevor sie veröffentlicht werden. So bleibt das Handbuch stets aktuell und auditfähig.
12. Welche Schnittstellen zu bestehenden Systemen sind möglich?
ERP-Systeme, DMS, HR-Software und Ticketsysteme können angebunden werden. Beispielsweise können Formulare oder CAPA-Prozesse direkt mit dem QM-Handbuch verknüpft werden. Dadurch entstehen einheitliche und durchgängige Abläufe über mehrere Systeme hinweg.
13. Wie funktioniert der mobile Zugriff?
Moderne Intranetlösungen sind mobil optimiert oder bieten eigene Apps. Beschäftigte erhalten über Smartphone oder Tablet per VPN Zugriff auf Prozessbeschreibungen, Anweisungen oder Formulare. Voraussetzung ist ein responsives Design oder eine mobile Anwendung, die die Inhalte korrekt darstellt.
14. Wie wird der Zugriff für externe Auditoren geregelt?
Auditoren können zeitlich begrenzte Gastzugänge erhalten. Alternativ lassen sich spezielle Bereiche mit Lesezugriff freischalten. Auch der Export einzelner Dokumentensätze ist möglich. Wichtig ist, dass die Historie nachvollziehbar bleibt und Auditoren schnell finden, was sie prüfen müssen.
15. Wie werden sensible Qualitätsdaten geschützt?
Sicherheitsmechanismen wie Verschlüsselung, Rollenrechte, Zwei-Faktor-Authentifizierung und Backups schützen die Informationen. DSGVO-Anforderungen werden berücksichtigt, wenn personenbezogene Daten vorkommen. Durch klar definierte Berechtigungen wird verhindert, dass Unbefugte Zugriff erhalten.
16. Wie viel Zeit und Aufwand ist für die Einführung zu erwarten?
Der Aufwand hängt von der Unternehmensgröße und der vorhandenen Dokumentation ab. In vielen Fällen dauert ein Projekt einige Wochen bis mehrere Monate. Neben der technischen Umsetzung fallen Arbeiten wie Strukturierung, Migration, Freigaben und Schulungen an. Eine professionelle Beratung durch unsere Berater verkürzt den Prozess erheblich.
17. Welche Unterstützung bietet Beratung beim Aufbau und der Migration?
Unserer Beratung hilft bei der Strukturierung, der Überarbeitung bestehender Dokumente, der Definition von Rollen und Workflows sowie der technischen Umsetzung im Intranet. Zusätzlich werden Beschäftigte geschult, damit sie das System eigenständig nutzen und pflegen können.
18. Wie lässt sich das Handbuch später eigenständig pflegen?
Mit klar definierten Rollen und etablierten Freigabeprozessen können Qualitätsbeauftragte und Prozessverantwortliche alle Inhalte selbst aktualisieren. Das Intranet unterstützt sie mit automatisierten Workflows, Erinnerungen und übersichtlichen Verwaltungsmöglichkeiten.
19. Wie wird das digitale QM-Handbuch im Audit bewertet?
Auditoren prüfen vor allem Nachvollziehbarkeit, Aktualität und Lenkung. Ein digitales Handbuch mit sauberer Versionierung, Freigaben und klarer Struktur wird meist positiv bewertet. Die transparente Dokumentenhistorie erleichtert Audits erheblich.
20. Welche Best Practices gibt es aus der Praxis?
Viele Unternehmen setzen auf modulare Strukturen mit Prozesslandkarten, klaren Verantwortungsbereichen und automatisierten Freigaben. Auditoren loben in solchen Fällen besonders die Transparenz und die schnelle Auffindbarkeit relevanter Informationen.