Key Performance Indicators (KPIs)

Key Performance Indicators (KPIs) sind messbare Kennzahlen, die den Fortschritt und Erfolg von Prozessen, Projekten oder Zielen abbilden. Für KMU ist es essenziell, nur wenige, aber wirklich relevante KPIs zu wählen, um den Überblick zu behalten und gezielt auf Verbesserungen hinzuwirken.

1. Merkmale aussagekräftiger KPIs

1. Relevanz
   • Bezieht sich direkt auf zentrale Unternehmensziele oder -prozesse.
   • Beispiel: Reklamationsquote für ein produzierendes KMU.
2. Messbarkeit
   • Klare, eindeutige Definition der Messgröße und der Erhebungsmethode.
   • Beispiel: „Durchschnittliche Durchlaufzeit in Tagen“ statt „schnelle Bearbeitung“.
3. Zielorientierung
   • Ein KPI muss ein konkretes Soll‑Ziel haben (z. B. „≤ 2 % Ausschussquote“).
   • Ohne Ziel bleibt der KPI nur deskriptiv.
4. Zeitbezug
   • Periodische Erfassung (täglich, wöchentlich, monatlich) zur Trendbeobachtung.
   • Beispiel: Monatliche Lieferpünktlichkeit als Prozentsatz.
5. Handlungsrelevanz
   • Führt die Kennzahl zu konkreten Maßnahmen oder Entscheidungen.
   • Beispiel: Steigende Reklamationsraten lösen zusätzliches Audit aus.

2. SMART‑Kriterien für KPIs

Um die Qualität eines KPIs zu prüfen, empfiehlt sich der SMART‑Rahmen:

• Spezifisch
• Messbar
• Akzeptiert (von allen Beteiligten)
• Realistisch
• Terminiert

Beispiel: „Die monatliche Reklamationsquote darf 1,5 % nicht überschreiten.“

3. Schritte zur KPI‑Definition

1. Ziel festlegen
   • Welches Unternehmens- oder Prozessziel steht im Fokus?
2. Prozess analysieren
   • Welche Teilschritte beeinflussen das Ziel maßgeblich?
3. Kennzahl auswählen
   • Direktes Maß für das Ziel (z. B. Fehlerquote, Durchlaufzeit, Umsatz pro Kunde).
4. Datenquelle bestimmen
   • Woher stammen die Daten? (ERP, Ticketsystem, manuelle Erfassung)
5. Berechnungsformel festlegen
   • Klarer Zähler und Nenner, z. B.:
     > Fehlerquote = (Anzahl fehlerhafter Einheiten ÷ Gesamtanzahl Einheiten) × 100
6. Soll‑Wert und Toleranz definieren
   • Was ist das Ziel (Soll) und welcher Bereich ist noch akzeptabel?
7. Reporting‑Intervall planen
   • Tages-, Wochen‑ oder Monatsbericht, je nach Prozessgeschwindigkeit.

4. Beispiele für KMU‑KPIs

5. Monitoring und Steuerung

• Dashboard: Visualisierung der KPIs in Echtzeit (z. B. mit Excel, BI-Tool).
• Review‑Meetings: Regelmäßiges Besprechen der Entwicklungen im Team.
• Maßnahmenplan: Bei Abweichungen sofort Maßnahmen definieren und Verantwortlichkeiten zuweisen.

6. Häufige Fehlerquellen

• Zu viele KPIs: Fokus geht verloren, Daten werden nicht regelmäßig ausgewertet.
• Unklare Definitionen: Unterschiedliche Interpretationen bei der Datenerhebung.
• Fehlende Datenqualität: Unzuverlässige oder inkonsistente Datenquellen.
• Keine Zielwerte: KPIs ohne Soll‑Vorgaben sind wenig aussagekräftig.