Überblick:
Reporting & Maßnahmen-Tracking für KMU
Ein gut aufgebautes Excel-Template für Reporting und Maßnahmen-Tracking hilft KMU, laufende Qualitäts- und Verbesserungsprojekte übersichtlich zu dokumentieren, Verantwortlichkeiten nachzuverfolgen und den Fortschritt schnell zu erkennen.
1. Aufbau des Excel-Templates
Das Template besteht aus drei Kern-Tabellenblättern:
- Dashboard
- Zusammenfassung wichtiger Kennzahlen (KPIs) und Ampel-Status
- Grafische Übersicht (Balkendiagramm, Ampeldiagramm)
- Maßnahmenliste
- Detaillierte Übersicht aller Maßnahmen mit Status und Verantwortlichen
- Reporting-Daten
- Historische Werte zu KPIs und Statusupdates (Zeitreihen)
2. Tab "Maßnahmenliste"
| Spalte | Beschreibung |
|---|---|
| ID | Eindeutige Nummer jeder Maßnahme |
| Maßnahme | Kurzbeschreibung der Maßnahme |
| Kategorie | Bereich/Prozess (z. B. Produktion, Service, Audit) |
| Verantwortlich | Name oder Rolle |
| Startdatum | Datum der Initiierung |
| Fälligkeitsdatum | Geplantes Abschlussdatum |
| Status | Offen / In Arbeit / Erledigt / Verzögert |
| Priorität | Hoch / Mittel / Niedrig |
| Ergebnis | Kurze Notiz zum Fortschritt oder Abschluss |
| Bericht an ... | Festlegung von Zielgruppe, Berichtsort und Berichtstermin (z.B. Teammeeting am ...) |
Tipp: Verwende eine Dropdown-Liste für Status und Priorität, um Konsistenz zu gewährleisten.
3. Tab "Reporting-Daten"
- Datum: regelmäßiges Intervall (z. B. monatlich)
- KPI-Wert: aktueller Messwert (z. B. Fehlerquote, Durchlaufzeit)
- Anzahl offener Maßnahmen
- Anzahl abgeschlossener Maßnahmen
- Ampel-Status gesamt (Formel-basiert aus offenen/verzögerten Maßnahmen)
Automatisierung: Nutze Excel-Formeln (z. B. ANZAHLWENN, MITTELWERT) und Pivot-Tabellen, um aus der Maßnahmenliste Daten zu aggregieren.
4. Tab "Dashboard"
- Ampel-Übersicht
- Bedingte Formatierung: Ampel-Symbole für Gesamtstatus und pro Kategorie
- Diagramme
- Balkendiagramm: Anzahl offener vs. erledigter Maßnahmen über Zeit
- Linienchart: Verlauf der wichtigsten KPI-Werte
- Schnell-Links
- Hyperlinks zu den Tabellenblättern "Maßnahmenliste" und "Reporting-Daten"
5. So benutzt man das Template
- Initialisierung: Trage alle bestehenden Maßnahmen in das Blatt "Maßnahmenliste" ein.
- Wöchentlich/Monatlich: Aktualisiere den Status und die Ergebnisse direkt in der Liste.
- Reporting-Intervall: Füge im Blatt "Reporting-Daten" am Monatsende die aktuellen KPI-Werte und Maßnahmendaten hinzu.
- Dashboard prüfen: Öffne das Dashboard, um den aktuellen Stand zu visualisieren und in Meetings zu präsentieren.
- Archiv/Backup: Speichere monatlich eine Version ab, um historische Vergleiche zu ermöglichen.
6. Anpassungstipps für KMU
- Farbschema: Firmenfarben per bedingter Formatierung verwenden
- Makros reduzieren: Vermeide Makros, setze auf Standardfunktionen, um Kompatibilität zu erhalten
- Templates teilen: Lagere das Template in einer Cloud (z. B. OneDrive, Google Drive) für gemeinsamen Zugriff
Mit diesem Excel-Template haben KMU ein schlankes Werkzeug, um Reporting und Maßnahmen-Tracking effizient zu managen – ohne zusätzliche Softwareinvestitionen.