Versionskontrolle und Archivierung – Bewährte Praktiken

Sorgfältige Versionskontrolle und strukturierte Archivierung dokumentierter Informationen sind essenziell für ein effektives Qualitätsmanagement und die Einhaltung von ISO 9001:2015. Dieser Wiki-Beitrag beschreibt bewährte Praktiken, um Dokumentenintegrität, Nachvollziehbarkeit und langfristige Aufbewahrung sicherzustellen.

1. Versionskontrolle

1.1 Versionierungsstruktur

• Semantische Versionierung (Major.Minor.Patch)
  • Major (x.0.0): Grundlegende Änderungen oder Umstrukturierungen
  • Minor (0.x.0): Ergänzungen, neue Abschnitte, kleinere Erweiterungen
  • Patch (0.0.x): Korrekturen von Tippfehlern, Formatierungen, kleine Präzisierungen

1.2 Dateibenennung

Verwende konsistente Dateinamen:

[Dokumententyp]_[Bereich]_[Version]_[Datum].ext z. B.: SOP_Produktion_1.2_2025-07-14.docx

• Dokumententyp: QM-Handbuch, SOP, Formular, Checkliste
• Bereich: Prozess- oder Abteilungsbezeichnung
• Version: entsprechend der Semantik
• Datum: ISO-Format YYYY-MM-DD für Sortierbarkeit

1.3 Änderungsprotokoll

• Kopfzeile oder Änderungshistorie in jedem Dokument

  Version	Datum	Autor	Änderung
  1.0	2025-01-01	Max Mustermann	Erstversion
  1.1	2025-03-15	Anna Beispiel	Abschnitt 4 ergänzt
  1.2	2025-07-14	QM-Team	Tippfehler korrigiert

1.4 Zugriffsrechte und Freigabeprozess

• Freigaberollen: Definition von Erstellern, Reviewern und Freigabeberechtigten
• Workflow:
  1. Entwurf (Autor)
  2. Review (Fachbereich)
  3. Freigabe (Leitung / QM-Beauftragter)
  4. Veröffentlichung (Archivierung der Vorversion)

1.5 Tools zur Versionskontrolle

• Cloud-Speicher mit Versionierung: OneDrive, SharePoint, Google Drive
• Dokumentenmanagement-Systeme (DMS): z. B. Alfresco, Nextcloud
• Lightweight Git-Workflow: Für technische Dokumente und Code (falls passend)

2. Archivierung

2.1 Ablagestruktur

• Zentrales QM-Verzeichnis: klapperfreie Ordnerhierarchie
  • /QM/Handbuch/
  • /QM/SOPs/
  • /QM/Audits/
  • /QM/Archiv/2024/
• Archivordner: Vorversionen und abgekündigte Dokumente nach Jahr und Typ sortieren

2.2 Aufbewahrungsfristen

• Gesetzliche Vorgaben: z. B. Buchhaltungsunterlagen 10 Jahre
• Normative Vorgaben: QM-Aufzeichnungen mind. 5 Jahre
• Unternehmerische Festlegungen: risikobasierte Verlängerung bei kritischen Prozessen

2.3 Backup und Wiederherstellung

• Regelmäßige Backups: Tägliche inkrementelle und wöchentliche Vollsicherungen
• Offsite- oder Cloud-Backups: Schutz vor physischen Schäden
• Wiederherstellungstests: Mindestens halbjährlich prüfen, ob Daten konsistent sind

2.4 Langzeitarchivierung

• Formatwahl: PDF/A für langfristige Lesbarkeit
• Metadaten: Dokumenttyp, Version, Erstellungsdatum, Verantwortlicher
• Zugriffskontrolle: Nur Lesezugriff auf Archivordner, Änderungssperre

Mit diesen Praktiken behalten KMU volle Kontrolle über ihre QM-Dokumente, gewährleisten Transparenz und erfüllen die Anforderungen der ISO 9001.