Lieferanten-Audit im KMU

Lieferanten-Audits sind systematische Überprüfungen beim Zulieferer vor Ort, um die Einhaltung von Qualitätsanforderungen, Prozessen und Compliance sicherzustellen. Für KMU sind praxisnahe Auditleitfäden essenziell, um effektiv und schlank Audits durchzuführen.

Dieser Leitfaden unterstützt KMU dabei, effiziente und wirkungsvolle Lieferanten-Audits durchzuführen und die Qualität in der gesamten Lieferkette zu sichern.

1. Ziele eines Lieferanten-Audits

• Qualitätssicherung: Überprüfung, ob Produkte und Prozesse den vereinbarten Spezifikationen entsprechen.
• Risikominimierung: Identifikation von Schwachstellen in der Lieferkette.
• Lieferantenentwicklung: Förderung von Verbesserungsmaßnahmen und Partnerschaften.
• Compliance & Nachvollziehbarkeit: Sicherstellung von Norm- und Gesetzeskonformität (z. B. ISO 9001, IATF 16949, REACH).

2. Audit-Typen

1. Erstaudits (Initialaudit):
   • Vor Aufnahme in das Lieferantenportfolio.
   • Fokus auf QM-System, Prozesse und Infrastruktur.
2. Überwachungsaudits:
   • Regelmäßig (z. B. jährlich) oder bei Abweichungen.
   • Prüfung von Korrekturmaßnahmen und Fortentwicklung.
3. Sonderaudits:
   • Bei Reklamationen, Lieferausfällen oder Qualitätsproblemen.
   • Fokus auf konkrete Ursachen und kurzfristige Maßnahmen.

3. Vorbereitung des Audits

1. Auditteam zusammenstellen:
   • Audit-Leiter und Fachexperten (Technik, Qualität, Logistik).
2. Auditplan erstellen:
   • Termine, Dauer, Bereiche, Auditziele und Schwerpunkte definieren.
3. Auditchecklist(en) vorbereiten:
   • Abgeleitet aus eigenen Anforderungen und relevanten Normen.
4. Dokumentenanforderung:
   • QM-Handbuch, Prozessbeschreibungen, Zertifikate, Prozesskennzahlen anfordern.
5. Logistik klären:
   • Einlass, Ansprechpartner, Sicherheitsunterweisungen beim Lieferanten.

4. Auditdurchführung

1. Eröffnungsgespräch (Opening Meeting):
   • Vorstellung des Auditteams, Zielsetzung, Ablauf und Zeitplan.
2. Dokumentenprüfung:
   • Abgleich von QM-Dokumentation und realen Prozessbeschreibungen.
3. Vor-Ort-Begehung:
   • Produktionsbereiche, Lager, Wareneingang und Prüfstellen inspizieren.
4. Interviews:
   • Gespräche mit Prozessverantwortlichen und Mitarbeitenden.
5. Stichprobenprüfung:
   • Produktmuster, Prozessaufzeichnungen und Prüfprotokolle prüfen.
6. Erfassung von Feststellungen:
   • Abweichungen, Beobachtungen und gute Praxisbeispiele dokumentieren.

5. Auditreport und Maßnahmen

1. Abschlussgespräch (Closing Meeting):
   • Präsentation der Hauptfeststellungen, offene Punkte und nächste Schritte.
2. Auditbericht erstellen:
   • Zusammenfassung der Auditziele, Kriterien, Feststellungen, Bewertungen und Empfehlungen.
3. Maßnahmenplan (CAPA):
   • Korrektur- und Vorbeugemaßnahmen mit Verantwortlichen und Terminen festhalten.
4. Verfolgung und Verifizierung:
   • Nachverfolgung der Umsetzung, Wirksamkeitsprüfung und Dokumentation im QM-System.

6. Best Practices für KMU

• Schlanke Checklisten: Fokus auf kritische Prozesse und Hauptanforderungen.
• Standardisierte Vorlagen: Einheitliche Audit- und Reportvorlagen im QM-Verzeichnis.
• Digitale Tools: Nutzung von Tablets oder Smartphones zur Live-Erfassung.
• Transparente Kommunikation: Offener Dialog mit Lieferanten und konstruktive Feedback-Kultur.
• Erfahrungsaustausch: Lessons Learned im Team nach jedem Audit.